Manual de Política de Tratamiento de datos personales

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE

1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE se define de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos,  así como el derecho a la información; por tal motivo, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite redactar el presente documento en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y, en especial, para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que para tal motivo recoja, use y maneje el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE.

Como consecuencia de lo anterior, y atendiendo el deber legal del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, se ha diseñado el presente reglamento para el manejo de la información de carácter personal y bases de datos a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física (facturas, tirillas, volantes, solicitudes de afiliación, entre otros), mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen, como otras comunicaciones enviadas, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, colaboradores, proveedores, asociados, aliados estratégicos y vinculados.

1. OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma respecto de todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE ha obtenido legalmente información y el tratamiento de los datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley.

1. DEFINICIONES

Autorización: Es el consentimiento que, de manera previa, expresa e informada da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad

de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio al COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE en virtud de un contrato laboral. También se podrá utilizar la palabra empleado.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE dará aplicación a los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y cualquier otra norma que los modifique, complemente o derogue).

Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que trabajen o presten sus servicios en el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de sus labores en el mismo, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente al COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE respecto de los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

1. Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la entidad para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.

1. Ser informado por el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente al COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE, de conformidad con los establecido en la ley 1581 de 2012.

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando se considere que no han respetado sus derechos y garantías constitucionales y legales.

1. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de recolección y tratamiento por parte del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE.

1. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la ley 1581 de 2012, para realizar el tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE, tales como:

1. Por escrito, diligenciando el formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE.

1. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia. En estos eventos se deberá informar al Titular de los Datos Personales al inicio de la conversación que la conversación será grabada para el archivo y posterior consulta del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE.

1. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

1. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

1. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE con las siguientes finalidades:

1. Generales:

1. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros servicios.
2. Realizar el control o gestión documental de la información suministrada por los Titulares de la misma.
3. Contactar a los Titulares de la Información con el fin de proveerles la información sobre nuestras capacitaciones, talleres o, en general, notificarles información que se considere de su interés, a través de medios propios o conjuntamente con terceros.
4. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por  COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE.
5. Contactar al Titular a través de cualquier medio para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación jurídico negocial.
6. Manipulación de los datos de uso de nuestros servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.
7. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y/o contractuales alcanzadas con los Titulares de la Información.
8. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
9. Cumplir adelantar las gestiones contables y administrativas de la entidad.
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por  COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
11. Atender solicitudes, quejas o reclamos.
12. Realizar estudios estadísticos que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados.
13. Manipulación de los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos servicios.
14. Suministrar la información a terceros con los cuales  COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
15. Reportar y/o consultar a las Centrales de Información Financiera tales como CIFIN o DATACRÉDITO el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el Titular de los Datos Personales.
16. Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.

1. Específicas:

1. Afiliados: atención, control, aseguramiento, comunicación, acreditación, capacitación, registro, tramitación, procesamiento, autorización, consolidación, análisis de actividades, para fines de publicidad y promoción de actividades, y estrategias en las cuales se relacionan con el Colegio de Abogados del Transporte.
2. Empleados: Comunicación, capacitación, registro, procesamiento, autorización, consolidación, análisis, reporte e informaciones y actividades las cuales se relacionan con el Colegio de Abogados del Transporte.
3. Contratistas y sus empleados: Registro, consolidación, formalización, ejecución de contratos, difusión y control de la información en las cuales se relacionan con el Colegio de Abogados del Transporte.
4. Usuarios/Interesados: Comunicación, registro, actualización, mercadeo, relacionamiento, acreditación, atención, aseguramiento de la información o actuación relacionada con las cuales se relacionan con el Colegio de Abogados del Transporte.

1. DEBERES QUE TIENE COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con lo establecido el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

1. El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.

1. El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE deberá informar de manera clara y expresa a sus, clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web entre otros. El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

1. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto de sus datos.

1. El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE.

1. El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al Hábeas Data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

1. El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

1. CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales, o sus causahabientes, podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE. Con ese propósito, los titulares o causahabientes deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada al COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE por parte de cualquier titular o sus causahabientes, respecto al manejo y tratamiento dado a su información, será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido al COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos soporte que se quieran hacer valer.

1. Una vez recibida la petición, queja o reclamo, serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recibo de la misma.

1. Cuando no fuere posible atender la petición, este plazo podrá ser ampliado por el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. En caso de que la solicitud o petición esté relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de datos personales, ésta deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición.

1. En aras de garantizar la correcta y completa respuesta de la petición, solicitud o reclamo, se recomienda allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

1. En caso de que la solicitud o petición no reúna los datos y hechos suficientes que permitan al COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE atenderla de manera correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud, petición o reclamo para que se subsanen dichas falencias.

1. Luego de haber transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no ha subsanado según lo requerido, el COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE entenderá que ha desistido de la solicitud.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

El COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE

NIT: 900.308.751-1

Domicilio principal: Av. Calle 24 No. 95 A – 80, Oficina 406 de Bogotá D.C.

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Secretaría General del COLEGIO DE ABOGADOS DEL TRANSPORTE a través del correo electrónico info@colabogadosdeltransporte.com

1. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

1. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 7 de septiembre de 2018.

La misma puede ser modificada en cualquier momento, para lo cual se debe publicar el cambio y poner a disposición la última versión, o los mecanismos necesarios para acceder a esta. En el evento de que exista un cambio sustancial en estas políticas, se comunicará oportunamente a los titulares de los datos personales.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.